Vedtægter

Vedtægter for Byfesten i Sønderborg

 

§1 Foreningens navn er “Byfesten i Sønderborg”, CVR.nr 31127017, hjemmehørende i Sønderborg Kommune

 

§2 Byfesten i Sønderborg er navnet for det årlige festarrangement, som gennemføres af idrætsforeningerne:

  • Brydeklubben Alsia
  • Vidar-Ulkebøl Håndbold
  • Ulkebøl Gymnastik

 

§3 Byfesten i Sønderborgs formål er, at skaffe midler til klub- og ungdomsarbejdet i §2 nævnte foreninger.

 

§4 Byfesten i Sønderborg skal afholdes i forbindelse med Kr. Himmelfartsdag.

 

§5 Byfesten i Sønderborg har et forretningsudvalg, der forestår den daglige ledelse og gennemførelsen af festen. Forretningsudvalget tilrettelægger hovedtrækkene i festen og nedsætter de nødvendige aktivitetsudvalg, samt træffer bestemmelse om afholdelse af møder.

 

§6 Byfesten i Sønderborgs forretningsudvalg består af min 5 personer, hvoraf der skal være en repræsentant fra hver af de i §2 nævnte foreninger, samt en sekretær og en økonomiansvarlig som er udpeget af de i §2 nævnte foreninger.

Forretningsudvalget konstituerer sig med en talsmand fra en af de i §2 nævnte foreninger.

Derudover indgår de aktivitetsansvarlige tillige i Forretningsudvalget.

Forretningsudvalget er ved afgang selvsupplerende. Dog skal de enkelte medlemmer godkendes af de i §2 nævnte foreninger.

 

§7 Forretningsudvalgets afgørelser træffes ved almindelig stemmeflertal.

I tilfælde af stemmelighed, er det talsmandens stemme, der er afgørende.

Det er talsmanden, der i forening med den økonomiansvarlige tegner Byfesten i Sønderborg i alle økonomiske anliggender.

Er talsmand eller økonomiansvarlige ikke tilgængelige, kan den ene sammen med to af de i §2 nævnte foreninger tegne Byfesten i Sønderborg.

Sekretæren udsender mødereferater til samtlige medlemmer i forretnings- og Aktivitetsudvalgene.

 

§8 Hvert aktivitetsudvalg vælger en formand, der som hovedregel skal være medlem af en af de i §2 nævnte foreninger. Formanden for de enkelte aktivitetsudvalg leder og aflægger beretning om udvalgets arbejde. Udvalgene udarbejder forventet budgetoverslag til brug for forretningsudvalget.

Aktivitetsudvalgenes dispositioner skal godkendes af forretningsudvalget før de kan gennemføres.

Derfor kan ingen kontrakter, sponsoraftaler, eller andet vedrørende økonomiske dispositioner gennemføres uden forretningsudvalgets godkendelse.

 

§9 Overskud eller underskud fordeles imellem de i§ 2 nævnte foreninger. Fordelingen sker procentvis i forhold til det antal timer den enkelte forening bidrager med jf. arbejdstimesedler fra byfestdagene. Det er alene timer i byfestdagene der honoreres – timer der anvendes til forberedelse inden Byfestdagene og oprydning efter Byfesten honoreres ikke

Ingen af de i § 2 nævnte foreninger kan hæfte for underskud, som overstiger de af foreningerne på forhånd godkendte reservationer/ indskud.

Forretningsudvalget stiller forslag til foreningerne, om reservation af andel af årets udbetalte overskud/indskud til det kommende års arrangement.

Foreningen hæfter kun for sine forpligtigelser med sin formue, og medlemmer af Forretningsudvalget eller Aktivitetsudvalgene hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser.

 

§10 Regnskabet revideres af kasserne fra de i §2 nævnte foreninger.

Byfesten i Sønderborgs regnskabsår går fra d. 1.10 til 30.9.

Det årlige regnskab fremlægges i forbindelse med årsmødet.

 

§11 Ved evt. ophør af samarbejdet om gennemførelse af Byfesten i Sønderborg og dens arrangementer – evt. fuldstændigt ophør – foretages en ligelig fordeling af aktiver og passiver, de i §2 nævnte foreninger imellem.

 

§12 Byfesten i Sønderborg holder ikke generalforsamling, men holder årsmøde hvert eneste år inden udgangen af oktober måned.

Indkaldelsen finder sted senest 30 dage før årsmødet via e-mail til formanden i de i §2 nævnte foreninger, forretningsudvalget, samt medlemmerne i aktivitetsudvalgene.

 

§13 Dagsorden for årsmødet:

  1. Valg af dirigent.
  2. Talsmandens beretning.
  3. Regnskabsaflæggelse.
  4. Evt.

 

§15 Vedtægtsændringer kan kun ske Forretningsudvalget i enighed. Ændring af vedtægterne kan dog kun ske efter godkendelse af de i §2 nævnte foreninger.

Ovenstående vedtægter er vedtaget på ordinær generalforsamling den 7. november 2016.

 

Brydeklubben Alsia / Vidar-Ulkebøl Håndbold / Ulkebøl Gymnastik

 

Vedtægterne for Byfesten i Sønderborg kan også downloades via dette link.